Obchodní etiketa: Co to je, pravidla, příklady, zásady

Jsme na společenské akci? Jaká etiketa? Ti, kdo si to myslí, se mýlí. I v našem svobodném a moderním digitálním prostředí existují určitá pravidla etikety, která je nutné dodržovat. Nebo spíše je nelze dodržovat – ale pak bude těžké se za jedno z nich vydat, přidat se k týmu, uzavřít obchod. A nejde jen o vzhled – zdaleka ne!

Co je obchodní etiketa

Obchodní etiketa je soubor pravidel, která upravují obchodní vztahy. Týkají se vzhledu, chování, komunikace s klienty, kolegy a partnery, včetně osobních setkání, telefonických rozhovorů a online korespondence.

Obecně řečeno, obchodní etiketa se příliš neliší od základních pravidel chování dospělého, profesionála. Každý už ví, že se musíte oblékat úhledně, nebýt hrubý ani familiárně, respektovat sebe i ostatní, být upřímný a nepodvádět. Ale to je obecně – a v článku odhalíme všechny nuance a jemnosti, o kterých možná ještě nevíte.

Viz také:
Marketingová komunikace: kanály, úkoly a hodnocení efektivity komunikace v marketingu

Proč potřebujeme obchodní etiketu?

V první řadě to potřebuje samotný člověk. Pomáhá dodržování obecně uznávaných pravidel:

• Komunikujte s lidmi. Je snazší komunikovat podle pravidel než bez nich.
• Zvyšte úroveň své vlastní kultury.
• Staňte se zdvořilejšími, slušnějšími. Nejprve v obchodní komunikaci – pak v životě obecně.

A samozřejmě, obchodní etiketa pomáhá v podnikání:

• Hrajte podle pravidel podnikání a začleňte se do podnikatelského prostředí.
• Postavte se jako podnikatel, profesionál.
• Ukažte se jako příjemný člověk, se kterým se dá mluvit, což je také důležité.
• Rychleji navazujte nová známosti.
• Uzavírejte výhodné obchody, dosahujte svých cílů v jednáních.
• Udržujte dobré vztahy v týmu.

Viz také:
Co je affiliate marketing a jak jej používat

Pravidla a příklady obchodní etikety

Внешний вид

Představme si situaci. Jste mladý specialista, přišli jste si najít práci do velké firmy. Přijdete na pohovor, všichni kolem vás jsou v oblecích, vy máte na sobě mikinu se zajímavým nápisem a džínách. Personalistka si s vámi poví a slíbí, že vám zavolá zpět. Výsledek je do jisté míry předvídatelný.

Někdo by mohl namítnout: hlavní není vzhled, ale znalosti, zkušenosti a kompetence. To je pravda. Ale když se ponoříte hlouběji, co může takový vzhled o člověku vypovědět?

• Neobtěžoval se prostudovat si interní pravidla firmy a přišel si, jak chtěl. To znamená, že upřednostňuje své vlastní touhy před těmi kolektivními, nebo neumí vyhledávat informace, což je také špatné.
• Pokud takovému člověku upozorníte na dress code, může se zdráhat. Nebo poslechnout, ale chovat nespokojenost. Proč by se měl personalista obtěžovat s takovými problémy, když ve frontě na pohovor čeká tucet stejných lidí v oblecích?

Pamatujte: za stejných podmínek bude vybrán ten, kdo splňuje požadavky obchodní etikety.

Vezměme si teď naše oblíbené digitální technologie a IT. Ti nikdy nedodržovali žádný dress code! I v roce 2000 si v novinách, kde jsem pracoval, každý oblékal, co chtěl a jak se mohl vyjádřit. A teď ještě víc: na konferencích, schůzích a slavnostních předávání cen, nemluvě o práci, nosí IT specialisté to, na co jsou zvyklí.

Ale tohle je soutěž. Tady se můžete vyjádřit. A představte si, že by IT specialista měl schůzku s vysoce postaveným úředníkem nebo důležitým investorem? A pokud by to byl starší člověk, co by si pomyslel? Je lepší neriskovat a vypadat tak, jak velí obchodní etiketa.

• Přijatelným oblečením je klasický oblek v neutrálních barvách. Někdy je přijatelné i ležérní oblečení: džíny a klasická košile (polo).
• Pro ženy – žádné mini šaty, šaty s hlubokým výstřihem, křiklavé, efektní manikúry ani ozdoby, které se třpytí jako vánoční stromeček.
• Úhledný účes, manikúra, líčení.
• Čisté boty, upravené oblečení.
• Je lepší zakrýt tetování, piercing a další tělesné úpravy.

Viz také:
Co je image organizace: cíle a typy, formování image firmy

Gesta, výrazy obličeje

Občas čtu jednoho blogera, který se prezentuje jako spisovatel. Od spisovatele očekáváte určitou moudrost, promyšlenost a pomalost. Tady je všechno naopak: nesouvislá, velmi rychlá řeč, chaotické pohyby rukou jako větrný mlýn, zvláštní grimasy. Možná to někoho přitahuje, ale mě ne.

Gesta a výrazy obličeje také vytvářejí určitý dojem o člověku. Zde je několik obecně uznávaných pravidel:

• Rovný postoj, vzpřímená hlava, rovná záda.
• Ruce před sebou, sebevědomá gesta jsou přijatelná.
• Nohy by měly být rovné, nikdy rozkročené, ne zkřížené přes sebe.
• Pohyby a gesta jsou plynulé, klidné a neuspěchané.
• Je přísně zakázáno dotýkat se partnera – to je porušení osobních hranic. Výjimkou je podání ruky.
• Otevřené pozice – žádné zkřížené paže ani nohy, pozice s rukama v bok atd.
• Výraz obličeje je klidný, mimika je umírněná.
• Podívejte se do tváře svého partnera – pevně, sebejistě, ale ne drze.
• Přátelský úsměv.

Pokud máte pocit, že nemáte dostatečnou kontrolu nad svým tělem, nacvičte si to před zrcadlem, podívejte se na video na dané téma, zúčastněte se mistrovských kurzů veřejného vystupování.

Viz také:
Co je osobní značka, proč je potřeba, fáze tvorby

pracoviště

Pořádek na stole znamená pořádek v myšlenkách. Základní pravidlo, které nevyžaduje zvláštní důkazy. A neospravedlňujte se tím, že jste kreativní člověk nebo freelancer, který neposlouchá šéfa! I zástupci svobodných povolání by měli mít určitý systém, řádnost práce.

Jaké by tedy mělo být pracoviště podle obchodní etikety:

1. Čisté, neuklizenéNechte si, co opravdu potřebujete: počítač nebo notebook, poznámkový blok, pero, reproduktory, těžítko, tabuli s lepícími papírky, sluchátka atd. Je přijatelné nechat jednu nebo dvě hezké drobnosti: drahou fotografii, hračku, pokojovou rostlinu atd.
2. SanitářPotřebujete pracovat s hromadou papírů? Pořiďte si speciální organizér a rozdělte dokumenty do sekcí. Pořádek by měl být i v nástěnných policích a zásuvkách pracovní plochy.
3. FunkčníVeškeré pracovní vybavení musí fungovat. Poškozené nebo špatně fungující předměty jsou nepřijatelné: zpomalují produktivitu a jsou jednoduše otravné, což má negativní dopad na práci.
4. Lehké a pohodlnéKdyž je příjemné pracovat u stolu, produktivita se zvyšuje. Pohodlná židle se správným tvarem a opěradlem, stolní lampa a široká deska stolu jsou vašimi nejlepšími přáteli.

Dodržujte tato pravidla, i když pracujete na dálku z domova a nikdo vás nevidí. A v kanceláři to nařídil sám Bůh. Vaši kolegové i nadřízení z vás budou mít příznivý dojem.

Telefonické nebo online hovory

Skupinové schůzky na Zoomu nebo jeho analogech se od pandemie staly naší každodenní realitou. Nyní téměř každý pravidelně telefonuje. Je čas si osvěžit paměť jejich pravidel!

Během běžných nebo telefonických hovorů:

• Připravte se předem: dejte si poblíž poznámkový blok a pero, sklenici vody. Pokud vedete konverzaci podle scénáře, pro jistotu jej uložte na viditelné místo, abyste se v neočekávaný okamžik nezmátli.
• Pokud se osoba nezvedne, počkejte do pátého zazvonění a zavěste. Chvíli počkejte – pokud se příjemce nezavolá zpět, vytočte číslo znovu sami. Pokud se stále nikdo nezvedne – ten den znovu nevolejte.
• Pokud je linka obsazená, okamžitě hovor ukončete, abyste nerušili osobu hovořící na druhé lince.
• Představte se plně: křestní jméno, příjmení, pozice, název společnosti.
• Zeptejte se, jestli je vhodná doba na rozhovor.
• Obecně volejte během pracovní doby: od 9.00:19.00 do XNUMX:XNUMX. Je lepší si předem ujasnit časové pásmo partnera, abyste ho nerušili pozdě v noci.
• Neztrácejte čas, přejděte hned k věci. Respektujte čas svého partnera.
• Poslouchejte pozorně, nepřerušujte.
• Neodbočuj od tématu, neodbočuj od hlavní linie.
• Nenechte se rozptylovat jinými hovory, požadavky od kolegů nebo rodiny. Předem je upozorněte, že máte důležitý rozhovor.
• Pokud se spojení přeruší z technických důvodů, měla by zavolat zpět osoba, která konverzaci zahájila.
• Pokud budete konverzaci nahrávat, prosím, ihned nás na to upozorněte.
• Na závěr poděkujte svému partnerovi/partnerce a popřejte mu/jí hezký den. Pokud byl rozhovor důležitý, nabídněte, že si hlavní body zapíšete a zašlete je partnerovi/partnerce e-mailem.

Během videohovorů je také důležité dbát na svůj vzhled, pozadí za zdí a všechno, co se může dostat do záběru. Učebnicový táta ve spodním prádle, který se během důležitého hovoru prochází po místnosti, už není k smíchu.

Více o online hovorech si povíme v článku o síťové etiketě – zde je.

Obchodní korespondence

Máme pro vás rozsáhlý článek o obchodních dopisech. Pokud potřebujete informace o typech obchodních dopisů, příklady v ruštině a angličtině, klikněte na odkaz níže.

Viz také:
Co je obchodní dopis: vzory, typy, struktura a pravidla

Nyní vám stručně povíme o základních pravidlech:

• Konkrétní a jasný název.
• Základní zásady zdvořilosti: pozdravte se, představte se a na konec napište „S pozdravem“, „S přáním všeho nejlepšího“ atd.
• Stručnost a výstižnost. Jednoduché věty, podstata hned, ne po květnatých úvodech.
• Neutrální tón. Vyloučeny jsou familiárnosti, zdrobněliny jmen, emotikony. Samozřejmě, pokud se nebavíme o dlouholetých partnerech, se kterými máte přátelské vztahy.
• Slang je v korespondenci mezi kolegy přijatelný – když máte jistotu, že vám adresát porozumí.
• Gramotnost.
• Na e-maily je možné odpovědět do 1–2 dnů. Na papírové dopisy – maximálně 10 dnů.

Osobní jednání

Při osobním jednání je důležité brát v úvahu vše: vzhled, vystupování a komunikační dovednosti. Nejtěžší je, že obchodní komunikace probíhá tváří v tvář, je nemožné se schovat za vypnutou kameru nebo nereagovat na nepohodlný dopis. To platí zejména v případě, že jednání jsou zaměřena na řešení důležitého problému, na kterém závisí vaše budoucí práce, životní podmínky a mnoho dalšího. Například:

• Musíš si najít práci snů.
• Sloučit s jinou společností.
• Uzavřete dobrý obchod.
• Získejte peníze od investora na startup.
• Trvejte na svých podmínkách.

Je jasné, že z těchto jednání musíte vyjít vítězně a získat pro sebe maximální užitek. Zde je to, co vám s tím pomůže:

• Vhodný vzhled – již podrobně probrán výše.
• Sebevědomé držení těla, gesta, mimika, pohled.
• Dochvilnost. Domluvte si schůzku na čas, který vyhovuje všem, nepřicházejte pozdě, naopak přijďte o 10–15 minut dříve.
• Péče. Pokud jsou partneři z jiného města nebo země, zajistěte dopravu, hotel, stravu.
• Zdvořilost. Nepřerušujte partnera. Během schůzky vypněte telefon.
• Kompetence. Vezměte si s sebou potřebné dokumenty – reklamní materiály, obchodní nabídku, firemní prezentaci, marketingovou sadu, brandbook, vzorové smlouvy, informace o ziscích společnosti, podnikatelský plán atd. Nezapomeňte na notebook, diář, pero – na zapsání hlavních bodů.
• Zálohujte. V případě potřeby pozvěte na schůzku svého účetního, právníka, spoluzakladatele atd.

Viz také:
Jak vést obchodní jednání s klienty, partnery a investory

Zásady obchodní etikety

Nyní se pojďme podívat na lidské vlastnosti, které jsou základem jakékoli obchodní komunikace. Nesouhlasil bych s výrazem „nic osobního – jen byznys“. Osobní věci jsou v té či oné míře vždycky přítomny. Takže:

1. Respektujte ostatní. Nezáleží na tom, kdo to je – nový praktikant, solidní investor, potenciální partner nebo významný klient. Každý by měl být respektován a priori – alespoň na začátku, kdy daná osoba ještě neměla čas se osvědčit.
2. NechatujO obchodním tajemství nesmíte nikomu říct – ani rodině ani přátelům, a už vůbec ne náhodným partnerům. Mohou se ukázat jako konkurenti a zneužít informace proti vám. A pokud se to dozví vaši nadřízení, jsou možná přísná opatření, včetně trestní odpovědnosti.
3. NepomlouvejI v pracovních konverzacích. Dnes pomlouváte svého šéfa, zítra o tom už ví a pozítří o vás všichni diskutují.
4. Buďte korektní a zdvořilíI když opravdu chcete všem říct, ať jdou do pekla, zakřičte, opusťte chat a práskněte dveřmi.
5. Udělej, co jsi slíbil/aPřijďte včas, pošlete potřebné dokumenty, zavolejte zpět, dodržte termín, odveďte práci. Jednoduché pravidlo, ale ne každý to tak dělá.

Nejdůležitější znaky

1. Obchodní etiketa je soubor pravidel chování v obchodním prostředí.
2. Nemá smysl bořit systém, který byl vynalezen dávno před námi – stačí dodržovat pravidla akceptovaná ve společnosti.
3. Sledujte svůj vzhled, gesta a výrazy obličeje.
4. Udržujte si pracovní prostor uklizený.
5. Dodržovat požadavky pro telefonické a osobní jednání a obchodní korespondenci.
6. Zůstaňte lidskými, i když jsou okolnosti proti vám.