Správa technické dokumentace | Elektronický technický archiv | Digitální design

Jediný centralizovaný archiv všech technických dokumentů pro velké distribuované podniky

Výhody použití elektronického archivu technické dokumentace

Neomezený objem archivu pro všechny typy technických dokumentů

Okamžitý přístup k dokumentům v kanceláři i na vzdálených výrobních pracovištích v reálném čase

Centralizované ukládání a správa dokumentů jakéhokoli typu a formátu, včetně skenovaných, elektronických kopií a souborů

Bezpečná práce v systému z jakéhokoli zařízení: webový klient, mobil, tablet.

Ochrana a kontrola informací vymezením přístupových práv uživatelů

Eliminace rizika poškození a nenávratné ztráty papírových dokumentů vytvořením digitálního archivu

Jaké problémy řeší?

1. Organizace centralizovaného ukládání a využívání archivní technické dokumentace v elektronické podobě.
2. Systematizace, katalogizace (vytvoření rejstříku dokumentů) a víceúrovňové propojení dokumentace v souladu s požadovanou hierarchií ukládání, tématem prezentace a dalšími logickými znaky.
3. Minimalizace rizik nenávratné ztráty dokumentů nebo jiných důležitých technických informací.
4. Minimalizace počtu požadavků na dokumentaci v „papírovém“ archivu.
5. Slučování technické dokumentace do jednotlivých balíčků (sad) dle požadovaných kritérií.

K dispozici pro různé kategorie dokumentace:

• Obchodní plány, investiční plány, studie proveditelnosti, EP, PPR, OEE, TZ
• OTR, II, PD, RD, GGE, EE, VVE, OL, FTT
• ID, AN, PP, nové revize RD, VD, RKD, cestovní pas, TQ/SQ, SMR-PNR
• Dokumentace k uvedení do provozu
• Pokyny, pasy, předpisy, povolení
• Dokumenty o ukončení provozu/likvidaci, vytvoření fondu NTD

1. Automatizace procesů pro tvorbu, schvalování a pořizování, správu, ukládání a evidenci sad dokumentů.
2. Sledování relevantnosti dokumentace a dodržování lhůt uchovávání.
3. Poskytování vzdáleného přístupu k elektronickým dokumentům a jejich prohlížení.
4. Zajištění řízení přístupu k dokumentům, atributům a servisním informacím.
5. Zkrácení doby potřebné k vyhledávání relevantních informací strukturováním dokumentace a předkonfigurovaným pracovním prostorem: uložení šablon vyhledávání a metod pro zobrazení informací (z hlediska projektů, investičních výstavb atd.).
6. Zajištění efektivní interakce mezi uživateli pracujícími společně na projektu. Produkt umožňuje, bez navyšování počtu zaměstnanců, vykonávat výrazně větší objem práce.

Funkčnost

• Automatizace práce s dokumenty
• Podpora retrokonverze
• Systematizace a strukturování všech archivních materiálů
• Nastavení oprávnění a soukromí
• Fulltextové, atributové a prediktivní vyhledávání
• Integrace s externími systémy

Automatizace práce s dokumenty

• Koordinace a přezkum
• Podepsání dokumentu s EP
• Zobrazení průběhu schvalování
• Zobrazit historii interakcí

• Žádost o vydání dokumentu
• Žádost o přístup
• Možnost vytvoření URL odkazů na jiné objekty systému
• Konfigurace oznámení

Podpora retrokonverze

Systém umožňuje převádět data uložená na papíře do elektronické podoby skenováním a přiřazováním, stejně jako přidávat nové dokumenty do archivu na vyžádání.

Systematizace a strukturování všech archivních materiálů

Uživatelé mohou vytvářet vícerozměrnou hierarchii úložiště podle typu dokumentace (provozní, návrhová atd.), objektů a uzlů infrastruktury s geopropojenými informacemi.

Nastavení oprávnění a soukromí

Model zabezpečení založený na rolích zajišťuje bezpečné úložiště. Uživatelská přístupová práva se liší podle oddělení a pozice.

Fulltextové, atributové a prediktivní vyhledávání

Dokumenty lze rychle a snadno najít podle různých atributů: datum vytvoření, autor, název atd. Pro těžké soubory je k dispozici odlehčený náhled dokumentu se sníženým zatížením komunikačních kanálů.

Integrace s externími systémy

Technická archivní data jsou zahrnuta v jednotném informačním prostředí s dalšími podnikovými systémy: MRO, automatizovaný řídicí systém, CAD, GIS atd.

přesnost automatické klasifikace na lidské úrovni

náklady na údržbu archivu a spotřebního materiálu se snižují

zkracuje se doba strávená vyhledáváním dokumentů v archivu

Prodiskutujte detaily projektu s odborníkem a spočítejte si náklady na technický elektronický archiv

Infiltrace do energetické společnosti (NDA)

1. Převod velkého množství papírových technických dokumentů do elektronické podoby
2. Systematizujte stávající dokumenty pro rychlé nalezení potřebných informací v situacích vyšší moci
3. Vytvořte proces ukládání a správy dokumentů

1. Byl vytvořen jednotný elektronický archiv – do systému správy a ukládání bylo přeneseno 1,3 TB souborů
2. V procesu přípravy dokumentů k přenosu do jednotného elektronického archivu byla vyvinuta jednotná pravidla pro tvorbu, zpracování, přenos, ukládání a používání dokumentů a byla zajištěna bezpečnost originálů.
3. Obchodní procesy pro vývoj, schvalování a generování technické dokumentace byly automatizovány.
4. Zaměstnanci získali okamžitý vzdálený přístup k datům
5. Archiv umožnil urychlit tvorbu a schvalování dokumentů
6. Počet zmeškaných termínů pro přípravu a aktualizaci dokumentů se snížil

uživatelé pracují v jednom informačním prostoru s technickou dokumentací společnosti

Náklady na spotřební materiál se snížily díky centralizovanému skladování

čas strávený rutinními úkoly a získáváním informací se zkrátil

Etapy realizace

Systematizace dokumentů podle připravených atributů

Systematizace a kategorizace skladovacích jednotek

Jak vybrat atributy:

• Na základě organizační struktury společnosti
• Podle hierarchické struktury zařízení, budov a konstrukcí

• Podle typu dokumentace
• Podle funkčních oblastí
• Podle přidružení k investičním projektům
• Na základě propojených dat (GIS, MRO)
• Podle GOST

Nastavení informačního systému

Webový klient

• Plně funkční a rychlý webový klient s responzivním designem pro práci v prohlížečích i na mobilních zařízeních

• Rozsáhlé možnosti přizpůsobení: design klienta a složení atributů karet se konfigurují v rámci projektu
• Flexibilita přizpůsobení zobrazení – můžete skrýt nepotřebná pole
• V závislosti na roli uživatele a stavu dokumentu

• Přístup ke všem konstruktorům a nastavením

Poštovní klient

• Rychlý a pohodlný způsob práce s úkoly z pošty

• Koordinace a přidělování úkolů bez přihlášení do systému

Příprava dokumentů ke skenování

Základní proces, který umožňuje přenos dokumentů z papírových do elektronických médií

Charakteristika skenované dokumentace:

• Formáty (od A5 do 2A0, nestandardní)
• Stav (normální, opotřebovaný, roztrhaný, znečištěný, vybledlý/nízký kontrast)
• Umístění informací (jednostranné/oboustranné)
• Chromatičnost
• Materiály (bílý a barevný papír, pauzovací papír, karton atd.)
• Typ stehu a možnost odšití
• Stupeň utajení, možnost exportu

Retrokonverze fyzického archivu

Tento úkol, který je dlouhý a nákladný, lze řešit postupně. Moderní zařízení převádí jakékoli formáty konstrukční a technologické dokumentace do elektronické podoby, včetně A0.

Po rozpoznání naskenovaného dokumentu dojde k následujícímu:

• Čištění a centrování obrázků
• Definice typu (specifikace, výkres procesu atd.)
• Rozpoznávání v terénu

• Řazení podle typů, dle vytvořených pravidel
• Ověřování uznaných dokumentů (včetně použití externích referenčních publikací)

• Vývoj taxonomie je obvykle vícerozměrný: podle objektů, podle projektů, podle typu dokumentu, podle typu dokumentace
• Sjednocení – každá karta dokumentu musí používat UID (jedinečný identifikátor)
• Přiřazení metadat – pro usnadnění dalšího vyhledávání

Naplnění archivu a jeho uvedení do provozu

Po dokončení procesů retrokonverze a indexování jsou dokumenty načteny do pracovního prostředí archivu a hlavní skupina uživatelů je připojena k systému.

Zaměstnanci jsou proškoleni dle svých rolí (archivář, specialista technických služeb, IT oddělení nebo jiná funkční jednotka). Předem je připravena dokumentace s pokyny k používání systému a řešení případných problémů a je vytvořena skupina uživatelské podpory.

Provozní využití archivu

Procesy:

• Uložení dokumentace
• Vydávání originálů osobně
• Poskytování přístupu k pohotovosti
• Kontrola umístění/návratu
• Udržování správy verzí

Protokolování a ochrana:

• Všechny transakce jsou zaznamenávány
• Přístup podle vzoru
• Dokument nelze smazat

Operace s dokumenty:

• Koordinace a přezkum
• Podepsání dokumentu s EP
• Zobrazení průběhu schvalování
• Zobrazit historii interakcí
• Žádost o vydání dokumentu
• Žádost o přístup
• Možnost vytvoření URL odkazů na jiné objekty systému
• Konfigurace oznámení

Vyhledat dokumenty:

• Prohledat celý archiv nebo jednotlivé adresáře
• Rozšířené vyhledávání s podmínkami
• Možnost přizpůsobení jednotlivých vyhledávacích složek

Jaké typy dokumentů lze ukládat v elektronickém technickém archivu

Technická dokumentace může zahrnovat výkresy, schémata, návody k obsluze, certifikáty a mnoho dalšího. Používání elektronického technického archivu vám umožní snadno ukládat jakýkoli typ dokumentu, naskenovaného i elektronického, zejména originální dokumenty, aniž byste měnili jejich formát. Umožní vám také tuto dokumentaci spravovat a rychle vyhledávat potřebné soubory.

Uložení projektových nebo technických úkolů, dokumentace pro úvodní povolování, technických podmínek, včetně těch, které prošly státní zkouškou.

Uchovávání dokumentace o geodetických pracích v geodézii, geologii, hydrometeorologii a ekologii.

Odhad a manažer

Ukládání pracovní dokumentace: veškeré grafické a textové materiály. Pracovní výkresy, schémata, pracovní protokoly, pokyny atd.

Uchovávání veškeré technické a pracovní dokumentace k úkolům organizace: inženýrská, opravárenská, regulační, normativní dokumentace atd.

Systémy správy technické dokumentace
Elektronický technický archiv je efektivním nástrojem pro ukládání a správu technické dokumentace pro odvětví, jako je průmysl, výroba, stavebnictví, energetika, automobilový průmysl a další. Pro organizace s více průmyslovými závody, pobočkami nebo službami umožní elektronický archiv technické dokumentace synchronizaci práce a zamezení chybám, ztrátám a duplicitě informací.

Elektronický technický archiv: dopady implementace
Vedení elektronického archivu technické dokumentace má řadu výhod, díky nimž je ve srovnání s tradičními metodami ukládání dokumentů pohodlnější, bezpečnější a efektivnější:

• Zajišťuje bezpečnost a zabezpečení firemních dat, rychlý a bezpečný přístup k informacím.
• Pomáhá odlehčit provozním informačním systémům od dokumentů, které opustily provozní workflow.
• Automatizuje postupy související s ukládáním, pořizováním, účtováním, používáním a ničením elektronických dokumentů.
• Umožňuje implementovat specializovaná řešení pro různé aplikované úkoly (personální, technické, finanční archivy), stejně jako zajistit uložení celého dokumentačního fondu organizace zavedením elektronického úložného systému v souladu s pravidly schválenými objednávkou Spolkový archiv ze dne 31.07.2023. července 77 č. XNUMX.

Pro konzultaci ohledně implementace technického archivu kontaktujte prosím [email protected].