20 univerzálních pravidel kancelářské etikety | Obchodní centrum Edelweiss

Etiketa je velmi důležitou součástí univerzální lidské kultury, kterou po mnoho staletí rozvíjejí všechny národy v souladu s jejich představami o dobru, spravedlnosti, morálce, jakož i o kráse, řádu, zlepšení a každodenní účelnosti.

Užitečnost etikety spočívá v tom, že jde o zákon, který vymezuje povinnosti, které je třeba plnit, a hranice, které se nesmí překračovat.

Náš život je plný nejrůznějších událostí – radostných i smutných, obyčejných i zcela mimořádných.

A kdekoli se ocitneme – v práci, v obchodě, v dopravě, na procházce nebo na turistickém výletě, musíme zvolit vhodný styl chování, tedy dodržovat pravidla etikety, abychom vypadali slušně a ne způsobit ostatním ostudu.

Nemůžeme oddělit svůj život od životů jiných lidí a musíme své chování strukturovat dodržováním pravidel etikety tak, aby se všichni kolem nás cítili dobře.

O úrovni naší kultury a mravní výchovy svědčí naše chování, mluva, způsoby, styl oblékání a schopnost chovat se ve společnosti.

Náš úspěch ve veřejném i osobním životě do značné míry závisí na dojmu, který děláme na ostatní.

Pravidla etikety nejsou absolutní: určují je místo, čas a okolnosti.

Chování, které je v jedné situaci přijatelné, se v jiné může zdát zcela nevhodné.

O člověku, který zná pravidla etikety a umí je uplatňovat, se říká, že je slušně vychovaný a má kulturu komunikace a chování.

Hlavní druhy etikety jsou: státní (soudní), diplomatická, vojenská, náboženská, civilní.

Obecná občanská etiketa má několik podtypů: obchodní, společenská, stolovací, rituální atd.

Etiketa u stolu je jednou z nejdůležitějších.

Vychází z pravidel francouzské etikety, jejíž rozšířené používání ve světě sahá až do éry Velké francouzské revoluce, kdy kultura kuchyně a vše s ní spojené přestalo být údělem pouze ušlechtilých lidí a stalo se rozšířený.

Pro úspěšnou komunikaci a vzájemné porozumění ve společnosti odlišné od té, ve které existujete, jsou nezbytné jednotné komunikační prostředky.

I když cizí jazyk ovládáme dokonale, stále riskujeme, že svému zahraničnímu partnerovi nerozumíme, pokud neznáme pravidla chování a symboly komunikace akceptované v jeho zemi.

Stejně jako znalost cizích jazyků, ani znalost etikety se neobjevuje náhle, není odnikud vytahována, ale vyžaduje studium a praktickou praxi.

Jakákoli etiketa je založena na pravidlech zdvořilosti, komunikační kultuře a místních tradicích, které přinášejí své vlastní charakteristiky.

Kdy byste se měli začít učit etiketu?

Pravidla chování a komunikace se nejlépe vštěpují v dětství.

Ovládnutí slušného chování, jako každá dovednost, přichází se zkušenostmi.

Rodiče se snaží naučit své děti správnému chování a uvědomují si, že je tím podporují k úspěchu v dospělosti.

Ale nikdy není pozdě začít ovládat etiketu! Pokud jste si již uvědomili, že ji potřebujete, bude pro vás snadné a zajímavé ji studovat.

Etiketa totiž nejsou jen pravidla chování, je to historie tradic a vztahů, jsou to pravidla zajímavé a skutečně vzdělávací hry.

Číst knihy o etiketě nebo se učit od uznávaného odborníka na etiketu?

Kniha poskytuje určité poznatky, ale nedokáže odpovědět na všechny otázky, které při komunikaci vyvstávají, ani nahradit vzdělávání, názornou výuku a praktický výcvik.

Ideální normu chování, zaznamenanou například v příručkách o etiketě, nelze vždy striktně dodržovat.

Etiketa není dogma, ale živý odraz života.

Etiketa je součástí historie a kultury a podléhá změnám spolu s vývojem společnosti.

Proto je při výcviku důležité získávat znalosti od současných odborníků v této oblasti, uznávaných nositelů kultury komunikace a norem chování.

Kulturu komunikace je potřeba učit od nositelů těchto znalostí, kterým je vštěpována od raného dětství a pro které je chování v souladu s pravidly etikety přirozené a uvolněné.

Je lepší to jednou vidět a model bezvadného chování se vám navždy zapíše do paměti!

Rádi Vám pomůžeme a zodpovíme Vaše dotazy.
Více informací Můžete získat tím, že nás kontaktujete:

• Ella Motyleva
• Ředitel ACADEM FRANCE
• Vedoucí konzultant

• WhatsApp: + 33 769 530 770
• Viber: + 33 769 530 770
• Telegram: + 33 769 530 770

Naše články pravidelně zveřejňujeme na sociálních sítích.

Přidejte se k nám a buďte informováni o všech novinkách!

Školení a vzdělávání ve Francii

Podstatu módní fráze „dress code“ již pochopili zaměstnanci mnoha tuzemských obchodních center. Navíc na zcela přijatelné úrovni. Pojem „kancelářské etikety“ přitom zdaleka není vyčerpán. Níže uvádíme 20 pravidel slušného chování, která má opravdu smysl v praxi uplatňovat.

1. Při vstupu do kancelářských prostor ihned zdravíme zaměstnance

Přirozeně to nemusíte dělat hromovým, hlasitým hlasem ztraceného dřevorubce. Vyberte optimální hlasitost slovního pozdravu s ohledem na hlavní úkol: být slyšen.

Mimochodem, použití slova „ahoj“ v obchodní sféře není zcela vhodné, protože se jedná o odkaz na zdraví, což je, jak víte, čistě osobní záležitost. Nejvhodnější je mezinárodní standard ve formě fráze „dobré odpoledne“.

Pokud nejste v roli někoho, kdo vstupuje, ale sedíte v kanceláři, pak byste měli na takový pozdrav odpovědět odpovídajícím způsobem. Ideální variantou je zpětný pozdrav z očí do očí.

Pokud jste tak vytížení, že se úplně nedokážete odtrhnout od pracovních úkolů, které vám padly na hlavu, tak alespoň kývněte. V každém případě je naprostá neznalost nepřijatelná.

2. Uděláme si pořádek ne na pracovišti, ale na toaletě

Toto pravidlo je většinou adresováno krásným dámám. Jednoduše proto, že drtivá většina mužů se takové činnosti v pracovní době z objektivních důvodů nevěnuje.

Parfém (a to už platí pro zástupce obou pohlaví!) je třeba používat s maximální opatrností. Pro kancelářský život má smysl vzdát se kořeněných a jiných silných a „těžkých“ vůní, které se hodí spíše pro volný večer.

Dejte přednost lehkým, jemným pachům, které kolem vás nevytvářejí mnohametrovou aromaterapeutickou zónu, ale jsou cítit pouze ve vašem čistě osobním prostoru, který je cca 20-40 cm, jinými slovy, jen vy byste měli cítit příjemné aromatické tóny. protože takový mezilidský odstup v podnikatelské sféře Není akceptováno porušovat.

3. Vítáme všechny obyvatele úřadu, včetně cizích lidí

Patřičnou pozornost můžete věnovat různým způsobem: úsměvem, přikývnutím nebo jen přátelským pohledem. Není v tom nic složitého, ale takový individuální přístup jistě potěší každého.

Mimochodem, neměli byste se bát nebo se stydět, že můžete omylem pozdravit cizího člověka dvakrát. Jak víte, každý se může splést. Hlavní věc je, že nikdo není ignorován.

4. Vstupte do kancelářských prostor bez klepání

Ano, slyšeli jste dobře: klepání na dveře je v tomto případě nevhodné. A pokud jste manažer, pak takovým chováním navíc svému podřízenému prokazujete absenci jakéhokoli podezření na předmět osobních záležitostí v pracovní době.

To však vůbec neznamená, že návštěvník může do areálu vstoupit bez povolení. Kompetentní chování je, když úplně vstoupíte do místnosti (tj. aniž byste znázornili mluvící hlavu nešikovně trčící zpoza dveřního křídla) a požádali jste o povolení jít dál pomocí klasické fráze „Mohu vstoupit?“ Pokud dostanete povolení, vykročte směle a sebevědomě.

Jsou i situace, kdy manažer telefonuje, ale zároveň gestikuluje, že můžete vstoupit. V tomto případě tiše vstoupíme, zavřeme za sebou dveře, uděláme pár kroků vpřed a pak tiše, mírumilovně a trpělivě čekáme na konec telefonického rozhovoru. Pokud má manažer sekretářku, je třeba od ní požádat o povolení.

5. Při volání na mobilní telefon od rodinných příslušníků v pracovní době opouštíme prostory kanceláře pouze v případě nutnosti dlouhého rozhovoru.

Pokud zamýšlená konverzace bude trvat jen několik minut nebo dokonce bude vyžadovat několik sekund, opuštění pracoviště je zcela zbytečné. Doporučuje se také, pokud je to možné, stanovit časové limity pro rodinu a přátele, kdy vám mohou zavolat v různých drobných záležitostech.

6. Deštník sušíme otevřený pouze na místech, kde nikoho neruší.

Pro tyto účely se hodí nějaký odlehlý kout, kam chodí málokdo. Umístění mokrého deštníku doprostřed kanceláře a nucení kolegů obejít tuto „hrozivou překážku pro vojáky speciálních jednotek“ je z principu nepřijatelné.

Pokud je v kanceláři zjevný nedostatek místa, lze tento vodotěsný doplněk jednoduše zavěsit na věšák. Hlavní věc je, že v důsledku toho neskončí žádné boty, tašky nebo oděvy pohřbené.

V krajním případě můžete mokrý deštník jednoduše vložit do tašky. Za jeden pracovní den se rozhodně nestane nic nenapravitelného ani prvnímu, ani druhému. Navíc se obecně doporučuje sušit deštníky zavřené a nerozložené.

7. Vytvořte pracovní plochu pro skutečného profesionála

Pracovní místo v očích návštěvníka je přímým odrazem toho, kdo za ním sedí: skutečný profesionál nebo okouzlující bezstarostná žena v domácnosti. Ve světle toho je velmi žádoucí, aby všechny osobní věci (protože bez nich nemůžete žít!) byly skryty před zvědavýma očima.

Mluvíme o všech druzích kaktusů, plyšových hračkách, nálepkách Smeshariki atd. Jedinou výjimkou je rodinná fotografie, která by měla být jedna a v lakonickém, stylovém rámu.

Mimochodem, tato fotografie by měla být umístěna tak, aby ji viděl i návštěvník. To se nedělá pro demonstraci rodinných hodnot, ale jednoduše proto, že každý člověk má reflexivní zvědavost na vše, co je odvráceno od jeho pohledu.

8. Mluvíme přes hlasitý telefon pouze se souhlasem partnera

Osoba na druhém konci linky (nebo, moderněji řečeno, telefonní vlna) si musí být vědoma toho, že váš rozhovor s ním slyší někdo jiný. Toto pravidlo samozřejmě neplatí pro situace, kdy máte samostatnou kancelář s dobrou zvukovou izolací pro vedení rozhovoru. Za takových ideálních podmínek není absolutně nutné varovat účastníka. Ale v každém případě odpovědnost za důvěrnost rozhovoru leží výhradně na jeho přímých účastnících.

9. Když jsme se stali nedobrovolným svědkem nepříjemného telefonického rozhovoru, snažíme se kolegu morálně podpořit

Můžete se například taktně zeptat, zda je se sousedem z práce vše v pořádku, a případně nabídnout svou pomoc. Pokud vidíte, že člověk není připraven s vámi sdílet osobní problémy nebo se jakkoli otevřít, nechte ho být. Jedním slovem, jednejte výhradně podle situace.

10. Když se dáme do práce, přepneme telefon do tichého režimu.

Kromě toho byste neměli nechat zařízení zapnuté v tašce nebo na stole. To značně vyruší kolegy, kteří budou nuceni poslouchat monotónní vibrační upozornění nebo vaše oblíbené melodie nastavené jako vyzváněcí tón. A pokud se ukázalo, že volající je extrémně vytrvalý, pak pro všechny ostatní je to jen stráž!

S kolegy kolem sebe se doporučuje trochu jiné chování. Pokud někdo nechal telefon na stole a odešel, za žádných okolností toto zařízení při příchozím hovoru nevypínejte. Jen trpělivě počkejte na svého aktuálně nepřítomného kolegu a jemně ho požádejte, aby to už nedělal.

Co dělat, když je pro vás používání vibračního upozornění z toho či onoho důvodu základním tabu? Poté jednoduše snižte hlasitost signálu na minimum. V tomto případě by melodie měla být klidná a nedráždivá, tzn. v podstatě neutrální.

11. Správné použití podání ruky

Tento hmatový kontakt, jediný přijatelný v obchodní praxi, je rituál, i když není přísně povinný, ale žádoucí. Hlavní věc je znát základní pravidla pro jeho použití.

Iniciátorem podání ruky bývá manažer nebo osoba ve své pozici vyšší. Žádné dělení podle pohlaví nebo věku zde však neexistuje.

Pokud jste hostem v kanceláři, nemůžete působit jako iniciátor podání ruky. Toto privilegium zůstává vždy na majiteli.

Co dělat, když k vám někdo z neznalosti nebo omylu jako první vztáhne ruku, přičemž podle obchodní etikety na to nemá právo? Zde je nesmírně důležité tento pozdrav stále přijímat. Ruka visící ve vzduchu kvůli odmítnutí podat ruku je v obchodním světě projevem neúcty a někdy dokonce trestem, jehož použití musí být plně vědomé, zcela oprávněné a mimořádně opatrné.

12. Obchodní korespondenci ukončujeme dle přijaté objednávky

Historicky se stalo, že poslední zpráva v korespondenci měla pocházet od toho, kdo ji skutečně začal. V opačném případě to vypadá jako „přerušeno uprostřed věty“.

Aby byl tento princip jasnější, uveďme příklad, který je rozšířen v obchodní praxi. Řekněme, že napíšete kolegovi se zdvořilou žádostí o vyřešení konkrétního pracovního problému. V odpovědi píše, že tomu bude věnovat čas ve velmi blízké budoucnosti, tzn. dnes a zítra. Dále položíte jakýsi závěrečný „akord“: upřímně poděkujte účastníkovi rozhovoru, čímž potvrdíte, že jste jeho odpověď obdrželi a řádně prostudovali.

13. Zavěsíme po šéfovi

Na konci telefonického rozhovoru nejprve zavěsí šéf nebo ten, kdo zastává vyšší pozici.

Co dělat, když rozhovor probíhal mezi lidmi přibližně stejného firemního postavení? Platí zde stejné pravidlo jako u obchodní korespondence: kdo volal, první zavěsí.

14. Na pracovišti vylučujeme konzumaci potravin s výrazným výrazným aromatem

Pokud jste opravdoví znalci a příznivci jaterních řízků, kysaného zelí, sledě s cibulí, česnekových buchet a dalších podobných dobrot, nechte si je na jídlo mimo kancelář. Pro jídlo v práci se snažte vybrat soubor potravin, jejichž vůně nezpůsobuje hojné slinění nebo akutní nepřátelství u každého, kdo je v okruhu několika metrů.

Kromě toho musí být před návštěvníky skryt samotný proces konzumace jídla. Pokud stále musíte jíst přímo u svého stolu (řekněme, že pro to není žádná speciální místnost nebo jiné podmínky), měli byste si dát své pracoviště do pořádku ihned po obědě/snídaně/odpolední svačině.

15. Nepokládejte šálek na dokumenty

Jak víte, kancelářští pracovníci (a nejen oni) pijí čaj nebo kávu téměř neustále. I když je k jídlu oddělená místnost, tento rituál se často provádí přímo u stolu. Jednoduše proto, že to s polední pauzou prostě nemá nic společného.

Pití čaje a kávy na pracovišti by se tedy mělo provádět s maximální opatrností. Pokud například položíte kelímek na dokumenty připravené pro klienta, pak na nich s vysokou pravděpodobností zůstane charakteristická značka. Ten druhý při přímém převodu obchodních dokumentů nebude mluvit ve váš prospěch.

16. Pijeme nápoje – myjeme hrnek

Každý zaměstnanec má samozřejmě právo konzumovat na pracovišti širokou škálu nápojů, s výjimkou alkoholu. Nicméně hrnek nebo sklenice, které jsou opakovaně použitelné, by měly vypadat co nejúhledněji. To znamená, že opakovaně zavařené sáčky, charakteristické kapky a stopy od rtěnky jsou nepřijatelné.

Nejlepší variantou je, když je hrnek po vypití nápoje ihned sejmut ze stolu, pryč z očí kolegů a především klientů. Pokud jde o filozofii á la „Zítra to vyperu“, měla by být jednou provždy vyloučena z vašeho pracovního života.

Existují také určité požadavky na osobní nádobí, které používáte v kanceláři. Je nežádoucí mít na hrnku nebo talíři pochybné nápisy ve stylu „Příkladný zeť milované tchyně“ nebo „Já jsem kráska, ať se děje cokoliv!“ Taková lehkovážnost pouze poškodí image podnikatele.

Mnohem rozumnější je vybírat nádobí s neutrálním designem. Nebo ještě lépe jen bílé.

17. Klienty ošetřujeme, jen když je to opravdu nutné.

Dnes návštěvníci různých kanceláří slyší větu „čaj nebo káva?“ mnohem častěji, než je skutečně potřeba. Je jasné, že nabízení nápoje je znakem vřelé pohostinnosti. To se však sotva vyplatí, pokud dotyčný přišel do vaší kanceláře jen na pár minut.

Nabídka kávy, čaje a doprovodných chlebíčků se hodí, když návštěvník musel na někoho nebo na něco dlouho čekat. Dalším vhodným případem je vedení dlouhých hodinových jednání a konferencí, při kterých mají účastníci zkrátka čas dostat hlad.

18. Mluvíme tak, aby účastník na druhém konci linky všechno jasně slyšel

Když je potřeba sdělit nějakou důležitou informaci po telefonu, děje se to tak, aby její příjemce slyšel a rozuměl naprosto všemu. Zde platí dvě klíčová pravidla:

1. vše formulovat co nejstručněji, ale výstižně (tedy bez újmy na věci),
2. mluvit jasně a zřetelně.

Mimochodem, jak první, tak i druhá kvalita se dá rozvíjet v sobě. Pokud je potřeba podrobnější rozhovor a je kolem hodně lidí, můžete zajít například do klidnější chodby nebo se dohodnout, že zavoláte později za výhodnějších podmínek.

19. Po pracovním telefonu probíráme pouze pracovní záležitosti

Čistě lidské vztahy s kolegy a partnery jsou nezbytné a nesmírně důležité. Pokud existuje vzájemné porozumění a vzájemné sympatie, jde práce dobře a mnoho problémů se vyřeší téměř samo.

Pracovní jednání po telefonu má však určité limity. Rozumné komplimenty, vhodné vtipy pro odlehčení nálady nebo otázka „jak se máš?“ – to vše je přijatelné, ale ve velmi odměřených dávkách – ne více než 5% z celého rozhovoru. Zbývajících 95 % by mělo být striktně k věci.

Pokud máte přátelský vztah se svým kolegou a partnerem a nemůžete se dočkat, až si popovídáte o „tom a tom“, je to také docela normální. Ale je lepší mít takové intimní rozhovory mimo pracovní dobu.

20. Na pracovišti nenosíme svrchní oděvy

V podnikatelské sféře není zvykem vejít do místnosti ve svrchním oděvu, pověsit ho na židli a ještě více položit na stůl. Pro tyto účely má každá slušná kancelář šatní skříň nebo minimálně speciální koutek.

Bez výjimek to však nejde. Platí ale pouze pro ty situace, kdy je návštěva úřadu otázkou 1-2 minut.

Přečtěte si další články:

Sloučit či nespojit podniky, abyste posílili svou pozici na trhu? Takové fúze a akvizice mají mnoho výhod. Nicméně, jako všude, i zde existují určité nuance.

Mnoho korporací dnes vytváří interní sociální sítě. Proč to dělají? Abychom porozuměli této problematice, přejděme ke statistice.

Jaké existují způsoby, jak zvýšit produktivitu zaměstnanců kanceláře? Četné studie provedené vědci v budovách různých globálních korporací.

Pro správnou organizaci obchodních aktivit je nutné vyřešit značné množství různorodých problémů